SEPA-Lastschrift im Verein: Die komplette Anleitung für Kassenwarte (2026)

Du bist Kassenwart in einem Sportverein und sollst die Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen? Dann bist du hier genau richtig. In dieser Anleitung erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie der SEPA-Lastschrifteinzug für Vereine funktioniert -- von der Gläubiger-ID über das Mandat bis hin zur fertigen XML-Datei. Und am Ende zeige ich dir, wie es noch einfacher geht.

Was ist eine SEPA-Lastschrift?

Bei einer SEPA-Lastschrift ziehst du als Verein einen Geldbetrag direkt vom Bankkonto deines Mitglieds ein. Das Mitglied muss also nicht selbst überweisen -- du holst dir das Geld aktiv. Das spart dir als Kassenwart enorm viel Zeit, weil du nicht mehr hinter säumigen Zahlern herlaufen musst.

SEPA steht für "Single Euro Payments Area" und ist der einheitliche Zahlungsraum in Europa. Seit 2014 laufen alle Lastschriften in der EU über das SEPA-Verfahren. Für Vereine ist die sogenannte SEPA-Basislastschrift relevant -- im Gegensatz zur Firmenlastschrift, die nur zwischen Unternehmen genutzt wird.

Gut zu wissen: Bei der SEPA-Basislastschrift kann dein Mitglied den Einzug innerhalb von 8 Wochen ohne Angabe von Gründen zurückgeben. Das ist ein wichtiger Verbraucherschutz, der aber in der Praxis selten vorkommt.

Vorteile der Lastschrift für Vereine

Planungssicherheit: Du weißt genau, wann das Geld kommt
Weniger Aufwand: Kein Nachhaken bei säumigen Zahlern
Professioneller Eindruck: Automatisierter Einzug wirkt organisiert
Weniger Fehler: Keine falschen Überweisungsbeträge oder vergessene Zahlungen

Voraussetzungen für den SEPA-Lastschrifteinzug

Bevor du als Verein Lastschriften einziehen kannst, brauchst du drei Dinge:

1. SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)

Die Gläubiger-ID ist eine eindeutige Kennung, die jeden Lastschrifteinreicher identifiziert. Ohne sie kannst du keine Lastschriften einziehen. Du beantragst sie kostenlos bei der Deutschen Bundesbank.

Die Gläubiger-ID hat ein festes Format: DE98ZZZ09999999999. Sie beginnt immer mit dem Länderkennzeichen (DE für Deutschland), gefolgt von einer Prüfziffer und einer individuellen Nummer.

Du hast es eilig? In unserem Artikel zur Gläubiger-ID findest du eine noch detailliertere Schritt-für-Schritt-Anleitung.

2. Inkassovereinbarung mit deiner Bank

Deine Hausbank muss wissen, dass dein Verein Lastschriften einziehen will. Dafür schließt du eine sogenannte Inkassovereinbarung (auch: Lastschriftvereinbarung) ab. Das ist ein Vertrag zwischen deinem Verein und der Bank, der die Rahmenbedingungen regelt.

Die meisten Banken und Sparkassen stellen dir das Formular auf Anfrage bereit. Bringe dazu mit:

Vereinssatzung
Aktueller Vereinsregisterauszug
Gläubiger-ID
Unterschriften der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder

3. Vereinskonto (Geschäftskonto)

Du brauchst ein Bankkonto, das auf den Verein lautet. Ein privates Konto reicht nicht aus. Die meisten Sparkassen und Volksbanken bieten Vereinskonten zu günstigen Konditionen oder sogar kostenlos an.

Das SEPA-Mandat: Was es ist und wie du es einholst

Das SEPA-Mandat ist die Erlaubnis deines Mitglieds, dass du Geld von seinem Konto einziehen darfst. Ohne gültige Mandate darfst du keine Lastschriften einreichen -- das wäre ein unberechtigter Kontozugriff.

Was muss im Mandat stehen?

Ein gültiges SEPA-Mandat muss folgende Informationen enthalten:

Mandatsreferenz: Eine eindeutige Kennung (z.B. die Mitgliedsnummer)
Gläubiger-ID deines Vereins
Name des Vereins (Gläubiger)
Name des Kontoinhabers (Zahler)
IBAN des Zahlungspflichtigen
BIC (optional seit 2016 bei innerdeutschen Zahlungen)
Art der Zahlung: Einmalig oder wiederkehrend
Ort, Datum und Unterschrift des Kontoinhabers

Wichtig: Bewahre alle Mandate sorgfältig auf! Bei einer Rücklastschrift musst du gegenüber der Bank nachweisen können, dass ein gültiges Mandat vorlag. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug.

Papier-Mandat vs. digitales Mandat

Traditionell werden SEPA-Mandate auf Papier unterschrieben. Das bedeutet: Du druckst ein Formular aus, lässt es vom Mitglied unterschreiben und archivierst es im Ordner. Bei 200 Mitgliedern sind das 200 Zettel, die du sicher aufbewahren musst.

Die modernere Alternative ist das digitale Mandat. Dabei erteilt dein Mitglied die Einzugsermächtigung online -- zum Beispiel über einen Link, den du per E-Mail verschickst. Das ist nicht nur bequemer, sondern auch sicherer, weil die Daten direkt digital erfasst werden.

Prenotification: Warum du Mitglieder vorher informieren musst

Vor jedem Lastschrifteinzug bist du gesetzlich verpflichtet, deine Mitglieder zu informieren. Diese Vorabankündigung heißt Prenotification (oder Pre-Notification). Sie muss folgende Angaben enthalten:

Den Einzugsbetrag
Das Einzugsdatum (Fälligkeitsdatum)
Deine Gläubiger-ID
Die Mandatsreferenz des Mitglieds

Die Prenotification muss mindestens 14 Kalendertage vor dem Einzugsdatum beim Mitglied eingehen. In der Vereinssatzung oder über eine Vereinbarung mit den Mitgliedern kannst du diese Frist auf bis zu 1 Tag verkürzen -- das ist aber nicht zu empfehlen, da es bei Mitgliedern für Verwirrung sorgen kann.

Praxis-Tipp: Viele Vereine regeln die verkürzte Frist in ihrer Beitragsordnung, z.B.: "Die Prenotification erfolgt mindestens 5 Tage vor dem Einzug per E-Mail."

Wie versendest du die Prenotification?

Die gängigsten Wege:

Per E-Mail -- der schnellste und günstigste Weg
Per Brief -- bei Mitgliedern ohne E-Mail-Adresse
Auf der Jahreshauptversammlung -- wenn alle Beiträge und Fälligkeiten dort beschlossen werden (gilt als Sammel-Prenotification)

SEPA-XML erstellen und bei der Bank einreichen

Jetzt wird es technisch: Um Lastschriften bei deiner Bank einzureichen, brauchst du eine SEPA-XML-Datei. Das ist ein standardisiertes Datenformat, das alle Banken in Europa verstehen.

Was steht in der XML-Datei?

Eine SEPA-XML-Datei (nach dem Standard ISO 20022, Format "pain.008") enthält:

Deine Vereinsdaten und Gläubiger-ID
Für jedes Mitglied: Name, IBAN, Betrag, Mandatsreferenz, Verwendungszweck
Das gewünschte Einzugsdatum
Ob es sich um eine Erst-, Folge- oder einmalige Lastschrift handelt

Wie erstellst du die XML-Datei?

Es gibt verschiedene Wege:

Option 1: Manuell mit Software-Tools Einige Programme wie "SEPA-Transfer" oder "SEPA-Lastschrift-Generator" erstellen XML-Dateien. Du gibst die Daten manuell ein oder importierst sie aus Excel. Das funktioniert, ist aber fehleranfällig und zeitaufwändig.

Option 2: Vereinssoftware mit XML-Export Programme wie WISO MeinVerein oder easyVerein können SEPA-XML-Dateien generieren. Das ist komfortabler, aber du musst die Datei immer noch manuell im Online-Banking hochladen.

Option 3: Automatisierter Einzug Moderne Lösungen wie VereinsLastschrift übernehmen den gesamten Prozess -- von der Mandatserstellung über die Prenotification bis zum Einzug. Du brauchst keine XML-Dateien und kein Online-Banking.

XML-Datei bei der Bank einreichen

Wenn du die XML-Datei erstellt hast, lädst du sie im Online-Banking deiner Bank hoch. Das funktioniert bei jeder Bank etwas anders, aber der Ablauf ist ähnlich:

Achtung: Reiche die XML-Datei rechtzeitig ein! Bei einer Erstlastschrift muss die Datei mindestens 5 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitsdatum bei der Bank sein. Bei Folgelastschriften sind es 2 Bankarbeitstage.

Rücklastschriften: Was tun wenn der Einzug scheitert?

Nicht jeder Lastschrifteinzug klappt. Gründe für eine Rücklastschrift können sein:

Konto nicht gedeckt -- das Mitglied hatte nicht genug Guthaben
Konto aufgelöst -- das Mitglied hat sein Konto gewechselt
Widerspruch -- das Mitglied hat den Einzug bei seiner Bank zurückgebucht
Falsche IBAN -- ein Tippfehler in den Kontodaten

Was passiert bei einer Rücklastschrift?

Der eingezogene Betrag wird dir wieder belastet und du erhältst eine Rücklastschrift-Benachrichtigung von deiner Bank. Zusätzlich fallen Rücklastschrift-Gebühren an -- in der Regel 3-5 Euro pro Vorfall. Laut Vereinsrecht kannst du diese Gebühren an das Mitglied weiterberechnen, sofern das in deiner Beitragsordnung geregelt ist.

So gehst du vor

Ursache klären: Kontaktiere das Mitglied und frage nach dem Grund
Daten aktualisieren: Falls sich die IBAN geändert hat, neues Mandat einholen
Erneut einziehen: Starte den Einzug nach Klärung erneut
Dokumentieren: Halte den Vorfall für die Kassenprüfung fest

Der einfachere Weg: Automatischer Beitragseinzug mit VereinsLastschrift

Du hast jetzt gesehen, wie komplex der manuelle SEPA-Lastschrifteinzug sein kann: Gläubiger-ID beantragen, Inkassovereinbarung abschließen, Mandate auf Papier verwalten, Prenotification-E-Mails schreiben, XML-Dateien generieren, im Online-Banking hochladen, Rücklastschriften nachverfolgen.

Das alles lässt sich automatisieren. Mit VereinsLastschrift läuft der komplette Beitragseinzug über eine Oberfläche:

Digitale Mandate: Dein Mitglied erteilt das SEPA-Mandat über einen Link -- kein Papier, kein Scannen
Automatische Prenotification: Die gesetzliche Vorabinfo geht automatisch per E-Mail raus
Ein-Klick-Einzug: Du klickst auf "Beiträge einziehen" und wir kümmern uns um den Rest
Keine XML-Dateien: Kein Upload im Online-Banking nötig
Keine eigene Gläubiger-ID nötig: Der Einzug läuft über unser Zahlungssystem
Rücklastschrift-Handling: Du siehst sofort, wenn ein Einzug scheitert, und kannst direkt reagieren

Das Geld landet nach 5-7 Bankarbeitstagen auf eurem Vereinskonto. Die Kosten: nur 0,65 Euro pro erfolgreichem Einzug, keine Grundgebühr.

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